Recomendaciones para el diseño de una Intranet

Se recomienda generar una red Intranet 
con las siguientes consideraciones:

·         Una Intranet unificada

Expertos afirman que crear una Intranet unificada es mucho más preferible que tener varios sitios de Intranet.  Es así, que una intranet unificada ayuda a evitar duplicaciones de contenido, además de proveer una experiencia consistente dentro de la red para los usuarios y hace posible para los mismos encontrar lo que buscan en un solo lugar.}

·         Estrategia de una Página de Inicio

Una página de inicio es una pieza muy importante en la Intranet, por eso es muy importante que sea manejada correctamente para que la información dentro de la misma, no sea saturada y de esta forma no impida una exploración adecuada por parte de los usuarios.

Jakob Nielsen ofrece una estrategia para asegurar el éxito de una página de inicio:

o   Establecer guías sobre el tipo de información que debe contener la página de inicio, cuanto tiempo debe permanecer en la página y que sucede si ésta es removida.

o   Esforzarse por mantener una imagen ordenada en la página de inicio.

o   Usar la página de inicio para consolidar la información nueva más importante.

o   Regularmente remover promociones antiguas y añadir nuevos ítems.

o Limitar la página de inicio a dos páginas de desplazamiento o menos.

o        Categorizar tipos de información relacionados.

o   Limitar el principal sitio de navegación en la parte superior, izquierda y derecha (si es necesario). Usar el esqueleto de la página para noticias y otra información recurrente.

o   Usar gráficos para unificar y dar respaldo a mensajes importantes, no solo para llenar espacios en blanco en la página.

o   Crear links de inicio en todas las áreas principales de la Intranet, además de incluir sitios claves relacionados.

·         Facilitar el acceso al Intranet para los usuarios

En muchas organizaciones el acceso a la Intranet se la hace desde computadoras propias de la empresa, pero debería ser fácil para los miembros de la organización acceder a la Intranet desde cualquier computadora que utilicen. Se recomienda elegir una dirección de Intranet que sea corta y fácil de recordar y deletrear.

·         Registrarse y Contraseña

Generalmente es más fácil para los usuarios acceder a la Intranet sin tener que registrarse, pero algunos beneficios de hacerlo son:

o   Razones de seguridad como por ejemplo para proteger información.

o   El Intranet puede identificar usuarios, así que puedes beneficiarse de características personalizadas.

Sin embargo, requerir que los usuarios se registren puede ser un problema cuando:

o   Los usuarios se olvidan de su usuario y contraseña.

o   Usuarios recurren a ayuda técnica para poder ingresar a la Intranet.

o   Usuarios pueden no entender los beneficios de registrarse.

·         Estructura del Sitio

Asegurarse de que la Intranet se encuentra bien estructurada, significa que los usuarios pueden encontrar información de forma rápida y fácil. Diseñar la estructura de un sitio que sea intuitiva se la hace de igual forma que diseñar la estructura de un sitio de Internet.

·         Personalización

La personalización permite a una organización asignar a un determinado grupo de usuarios contenido o información específica. Es así que existen algunas situaciones donde la personalización representan una buena opción para la Intranet:

o   Para proveer acceso confidencial o información personal.

o   Para proveer la habilidad para los usuarios de ingresar o editar información que es confidencial, personal o necesaria para realizar negocios.

o   Para proveer información que solo en equipo o tipo de personas puedan usar.

o   Para proveer información que difiera para empleados en diferentes regiones u oficinas, como información sobre beneficios, políticas o procedimientos.

·         Formularios

Los formularios de intranet incluyen dos formularios online, aquellos que pueden ser completados o llenados en línea y formularios que pueden ser descargados.

Se recomienda poner todos los formularios en un área central de la Intranet, deberán estar direccionadas al tema principal de los mismos en caso de que los usuarios busquen un formulario basados en el tema.

En el área central, los formularios deberían estar listados por tema o función, en un orden no alfabético. Una función para buscar los formularios también debe ser adherida para mayor facilidad de uso.

Para formularios descargables, se sugiere indicar si el PDF es editable o no, un mensaje debe ser desplegado indicando la posibilidad de edición.

·         Killer apps

Es una aplicación que atrae a los usuarios a utilizar la intranet. Puede ser grande o pequeña y su objetivo es satisfacer una necesidad de los miembros de la empresa por lo que se convierte en indispensable.

Para que una aplicación sea considerada como “killer app’’ es necesario que:

-          Visible y fácil de encontrar

-          Información crítica e importante

-          Directorio de empleados

-          Desarrolladores de comunidad

-          Reemplazo de email

-          Elementos de diversión

-          Contribución de contenido

-          Elementos de centralización de información de múltiples fuentes.

·         Portal organizacional e Integración de intranet

Es la consolidación múltiples sistemas de información de la empresa en un portal. Sus principales beneficios son la reducción de costos y el agregar valor al negocio.